В рамках организации контрактного производства и подтверждения работающей системы качества необходимы внутренние спецификации предприятия. Спецификация является обязательным документом к договору на контрактное производство продукции.

Спецификация – документ, в котором включены все требования по соответствию оборудования, инженерных систем, персонала, а так же помещений, готовой продукции, сырья и материалов, используемых или получаемых в процессе производства. В спецификацию внесены критерии для оценки качества. 

Основанием для разработки спецификаций является:

- внедрение в производство новых видов сырья;

- упаковочных и вспомогательных материалов;

- готовой продукции;

- выполнение технического задания на разработку нового вида продукции, оборудования, сырья.

Спецификации являются основой внутреннего контроля качества контрактного производства.

Разрабатываются и заполняются следующие виды спецификаций:

- на исходное сырье;

- упаковочные и вспомогательные материалы;

- на не расфасованные продукты и полупродукты;

- на готовый продукт;

- на производственные помещения и зоны;

- на персонал;

- на инженерные системы и оборудование.

Обязательными для заполнения являются спецификации на исходное сырье, упаковочные и вспомогательные материалы, на не расфасованные продукты и полупродукты, на готовую продукцию.

Эти спецификации являются необходимыми приложениями к договору на закупку сырья или материалов, оборудования, а также к договору на контрактное производство.

Основными разработчиками спецификаций являются следующие отделы: технологический и отдел контроля качества.

Технологический отдел разрабатывает спецификации на используемоё сырье, полупродукт и выпускаемую готовую продукцию.

Отдел контроля качества разрабатывает спецификации, на вспомогательные и упаковочные материалы.

Спецификация является универсальным документом, поэтому остальные подразделения предприятия разрабатывают спецификации по своим направлениям (инженерные системы, оборудование, закупки сырья и материалов и т. д.)

Для обеспечения идентификации спецификации при проведении внутреннего контроля качества и удобной работы сотрудникам предприятия спецификациям присваивается код и названия.

Название спецификации устанавливается лицом, ответственным за заполнение с учетом названия указанного в документах (например: технические условия, сертификат соответствия, свидетельство о государственной регистрации и т.д.).

Присваивать код имеет право назначенное руководителем подразделения ответственное лицо, которое ведет учет спецификаций по видам спецификаций в журнале спецификаций.

Код спецификации   может иметь   следующую структуру:

СП-Х-YY-0000, где

СП – спецификация;

Х – вид деятельности (например: К-косметика, Б-производство биологически активных добавок к пище и т.д.)

YY – объект специфицирования (например ГП – готовый продукт;

ПП – полупродукт; С – сырье; У – упаковка)

00000 – цифры, обозначающие номер по порядку в разделе «Объект специфицирования».

Оформляется спецификация в соответствии с  внутренними  стандартами предприятия.

Необходимо особо тщательно разрабатывать, подготавливать, проверять спецификации, а также аккуратно и правильно вести документацию.

Оформление спецификаций  может быть разным в зависимости от назначения, но есть основные разделы которые должны быть внесены.

Верхний колонтитул содержит следующую информацию: название фирмы, тип документа, подразделение-разработчик, код документа, количество страниц, редакция, название документа.

Например:

«Косметический продукт», объем мл

Договор № 01 от ЧЧ.ММ.ГГГГг

Спецификации на сырье и материалы – это документы, в которых показатели регламентируется, в соответствии с которыми проверяется качество поступающего сырья и материалов. 

Содержание спецификации на сырье:

- основная информация;

- сырьевые аналоги;

- характеристика сырьевого компонента;

- входной контроль;

- хранение.

Спецификация на готовую продукцию – это документ, в котором регламентируется показатели, по которым проверяется качество выпускаемого полупродукта и готовой продукции.

Содержание спецификации на готовую продукцию:

- название, номинальное количество;

- нормативные документы (НД);

- регистрационные документы;

- органолептические показатели;

- физико-химические показатели;

- микробиологические показатели;

- отбор проб;

- фасовка полупродукта;

- индивидуальная упаковка;

- групповая упаковка;

- транспортная упаковка;

- маркировка;

- хранение.

Утверждение и подписание документов осуществляется  соответствующими определенными на предприятии лицами.

Сотрудник, разрабатывающий спецификацию, передает ее на согласование и утверждение. В согласовании обязательно участвует руководитель подразделения-разработчика документа, руководители заинтересованных подразделений. Утверждает генеральный директор или лицо, назначенное в установленном порядке, и генеральный директор заказчика или доверенный представитель заказчика, подписывающий договор подряда на контрактное производство продукции.

Подразделение-разработчик ведет учет спецификаций.

Подразделение – разработчик также занимается актуализацией спецификаций. Изменения вносятся при введение новой или оптимизации старой технологии производства, упаковочных и вспомогательных материалов, дизайна, введением нового оборудования.

Экземпляры оригиналов спецификаций принадлежащих контрактному производству хранятся в подразделении-разработчике, остальные оригиналы спецификаций хранятся у контрагентов. Спецификации являются неотъемлемой частью договора на контрактное производство продукции.